Eisenhower Matrix: το εργαλείο που θα σώσει τη μέρα σου

Αγαπητή μου φίλη, ένα από τα αιτήματα που ακούω συνεχώς από mentees, φοιτητές ή ακόμα και άτομα που συνεργάζομαι σε συμβουλευτικό επίπεδο είναι το εξής: «Πώς μπορώ να βάζω προτεραιότητες;» Και ας είμαστε ειλικρινείς, το να αποφασίζεις τι πρέπει να κάνεις πρώτο, τι μπορεί να περιμένει και τι πρέπει να… ξεχαστεί εντελώς είναι κάτι που δεν έρχεται φυσικά στους περισσότερους από εμάς.

Γιατί είναι τόσο δύσκολο;

Η δυσκολία της προτεραιοποίησης προκύπτει από δύο βασικούς παράγοντες:

• Όλα φαίνονται σημαντικά: Συχνά, όταν κοιτάζουμε μια λίστα με tasks, έχουμε την εντύπωση ότι κάθε στοιχείο είναι εξίσου επείγον. Ίσως ο φόβος του να απογοητεύσουμε κάποιον ή η πίεση της προθεσμίας μας κάνει να τα βλέπουμε όλα ως «προτεραιότητα».
• Η σύγχυση ανάμεσα στο “επείγον” και το “σημαντικό”: Αν έχεις πιάσει ποτέ τον εαυτό σου να χάνεται σε μικρές, επείγουσες εργασίες ενώ τα μεγάλα, σημαντικά projects μένουν στο παρασκήνιο, τότε ξέρεις τι εννοώ. Επείγον είναι αυτό που πρέπει να γίνει τώρα, αλλά σημαντικό είναι αυτό που έχει πραγματικό αντίκτυπο. Και τα δύο χρειάζονται προσοχή, αλλά όχι με τον ίδιο τρόπο.

Πρόσθεσε τώρα και τη σύγχρονη κουλτούρα του multitasking, όπου το να κάνεις δέκα πράγματα ταυτόχρονα θεωρείται… αρετή, και έχεις το τέλειο χάος.

Eisenhower Matrix

Αν χρειάζεσαι μια ξεκάθαρη μέθοδο για να ξεχωρίσεις το σημαντικό από το ασήμαντο, άσε με να σου συστήσω τον Dwight D. Eisenhower. Ο Eisenhower δεν ήταν τυχαίος! Ήταν ο 34ος Πρόεδρος των Ηνωμένων Πολιτειών, στρατηγός κατά τον Β’ Παγκόσμιο Πόλεμο και ο άνθρωπος που είχε να πάρει κάποιες από τις πιο κρίσιμες αποφάσεις της σύγχρονης ιστορίας. Κατά τη διάρκεια της καριέρας του, φημιζόταν για την ικανότητά του να οργανώνει και να διαχειρίζεται τον χρόνο του.

Από αυτήν την ικανότητά του γεννήθηκε η περίφημη Eisenhower Matrix – ένα εργαλείο που σε βοηθά να οργανώσεις τις υποχρεώσεις σου σε τέσσερις κατηγορίες, με βάση δύο κριτήρια: επείγον και σημαντικό.

Η μήτρα χωρίζεται σε τέσσερα τεταρτημόρια

1. Επείγον και Σημαντικό – Κάν’ το τώρα: Αυτές είναι οι εργασίες που δεν μπορούν να περιμένουν. Έχουν άμεσο αντίκτυπο και πρέπει να γίνουν γρήγορα. Π.χ. μια προθεσμία για έναν πελάτη που λήγει σε λίγες ώρες.
2. Σημαντικό αλλά Όχι Επείγον – Προγραμμάτισέ το: Αυτά είναι τα tasks που είναι σημαντικά για τους στόχους σου, αλλά δεν έχουν άμεση πίεση. Για παράδειγμα, η στρατηγική σχεδίαση ενός νέου project.
3. Επείγον αλλά Όχι Σημαντικό – Ανάθεσέ το: Πρόκειται για μικροδουλειές που πρέπει να γίνουν γρήγορα αλλά δεν χρειάζεται να τις κάνεις εσύ. Όπως το να οργανώσεις ένα αρχείο ή να απαντήσεις σε ένα email ρουτίνας.
4. Ούτε Επείγον ούτε Σημαντικό – Άφησέ το: Αυτά είναι τα tasks που απλώς γεμίζουν τη λίστα σου χωρίς να προσφέρουν κάτι ουσιαστικό. Ναι, είναι αυτά που πρέπει να διαγράψεις χωρίς δεύτερη σκέψη.

Ένα παράδειγμα του πώς μοιάζει μια Eisenhower matrix:

Το μεγάλο πλεονέκτημα της μήτρας είναι ότι σου δίνει έναν ξεκάθαρο τρόπο να φιλτράρεις τα tasks σου. Όταν τα βλέπεις ταξινομημένα σε κατηγορίες, είναι πιο εύκολο να πάρεις αποφάσεις και να σταματήσεις να σπαταλάς χρόνο σε πράγματα που δεν έχουν πραγματική αξία. Σίγουρα δεν είναι πανάκεια και χρειάζεται εξάσκηση, όμως αν νιώθεις ότι πνίγεσαι με όλα όσα έχεις να κάνεις, δοκίμασε αυτό το εργαλείο. Και να θυμάσαι: δεν χρειάζεται να κάνεις τα πάντα, αρκεί να κάνεις τα σωστά πράγματα!